Potrivit reglementarilor legale in vigoare, unitatile au obligatia sa efectueze cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute. De regula, inventarierea anuala a elementelor de activ si de pasiv se face cu ocazia incheierii exercitiului financiar.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv si care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitatii.

Conform prevederilor legale, in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere trebuie prezentate administratorului unitatii propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide, in termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator. Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Elementele de activ si de pasiv inscrise in acest registru au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.

In concluzie, in termen de cel mult 11 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere trebuie inscrise Registrul-inventar elementele inventariate.

In continuare prezentam documentele ce trebuie sa existe in dosarul intocmit cu ocazia inventarieirii si cateva aspecte legate de inventarierea patrimoniului.

I. Dosarul de inventariere:

• Decizia de numire a comisiilor de inventariere (acestea sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala);
• Declaratia scrisa a gestionarului (gestionarilor);
• Fisele de magazie - barate si semnate de comisia de inventariere, la ultima operatiune, mentionand data la care s-au inventariat bunurile;
• Listele de inventariere - semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar (in cazul gestiunilor colective, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii); pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile si valorile banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa sa sa mentioneze daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii;
• Extrasele de cont pentru comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, ramase neachitate;
• Extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucratoare a anului, cu stampila oficiala a unitatilor bancare si unitatilor Trezoreriei Statului emitente.
• Proces-verbal privind rezultatele inventarierii;

II. Aspecte procedurale

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de administrator sau alta persoana care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv. In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii (numarare, cantarire, masurare, cubare etc., dupa caz), gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor. La persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, precum si la unitatile al caror numar de salariati este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depaseste plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere sunt urmatoarele:

a) inainte de inceperea operatiunii de inventariere sa ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

- gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare;

- in afara bunurilor unitatii respective, are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

- are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

- are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;

- a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale;

- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune. Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta sa;

b) sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate;

c) sa asigure inchiderea si sigilarea spatiilor de depozitare, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

d) sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat bunurile, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de bunuri, existente in gestiune, dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea.

e) sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii;

f) sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.

Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere, care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri. Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare ori greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate sau situatii analitice separate, dupa caz.

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile si valorile banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. In acest caz, comisia de inventariere este obligata sa analizeze obiectiile, iar concluziile la care a ajuns se vor mentiona la sfarsitul listelor de inventariere.

Bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, in leasing, in custodie, cu vanzare in consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor contine informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile. Listele de inventariere cuprinzand bunurile apartinand tertilor se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea in acest termen presupune recunoasterea exactitatii datelor inscrise in listele de inventariere.

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.

In cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

- sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

- diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate. Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv de catre ordonatorii de credite, si servesc pentru uz intern in cadrul unitatilor respective.

Disponibilitatile aflate in conturi la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unitatii.

In acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucratoare a anului, puse la dispozitie de unitatile bancare si unitatile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficiala a acestora.

Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria unitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate si se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Sursa: Contexpert.ro