Clarificarile necesare sunt determinate de necesitatea de raspunde la doua aspecte: 
1. cine emite concret actul de convocare;
2. cine are initiativa convocarii. 

Distinctiile si clasificarile pornesc de la asumarea acestor roluri.

Regula generala 

Adunarile generale ale actionarilor sunt convocate, ca regula generala, la initiativa Consiliului de administratie/Administratorului unic/Directoratului/Directorului unic.

Decizia de a se convoca o adunare generala a actionarilor trebuie sa fie cuprinsa in cadrul unui act scris decizie/hotarare a Consiliului de administratie/Administratorului unic/Directoratului/Directorului unic. Acesta se intocmeste conform regulilor interne ale fiecarei societati.

Convocatorul in sine, care reprezinta un document separat de decizia/hotararea Consiliului de administratie/Administratorului unic/Directoratului/Directorului unic, in mod practic va fi semnat de catre Presedintele Consiliului de administratie/Administratorul unic/Presedinte al Directoratului/Directorul Unic. 

Conform actelor constitutive ale societatii este posibil ca si alte persoane din cadrul Consiliului de administratie sau Directoratului sa poata angaja societatea fata de terti si implicit sa semneze documentul Convocator. Totusi, in aceasta situatie, in care semneaza alta persoana decat Presedintele Consiliului de administratie/Administratorul unic/Presedinte al Directoratului/Directorul Unic,  trebui sa fiti pregatiti sa puteti explica functionarilor care primesc convocatorul spre publicare in temeiul caror dispozitii ale actului constitutiv al societatii semneaza acea persoana.


Convocarea adunarii generale la solicitarea actionarilor

Actionarii societatii care detin cel putin 5% din capitalul social al societatii, individual sau impreuna, convocarea adunarii generale. (Legea Societatilor Comerciale - LSC - 119, 1)

Observatii: 
- dreptul de a solicita convocarea adunarii generale poate fi exercitat atat de catre un singur actionar care indeplineste conditia de a detine 5% din capitalul social al societatii, fie de catre mai multi actionari care fac cerere comuna si care impreuna, prin cumulare, detin 5% din capitalul social al societatii.
- Procentul de 5% din capitalul social se calculeaza in functie de capitalul social existent la data formularii cererii. Acesta nu ridica probleme speciale in determinarea sa, capitalul social fiind usor determinabil prin consultarea inregistrarilor in Registrul Comertului. Unele probleme le poate ridica determinarea detinerilor de capital social tinand seama de posibilitatea cesiunii actiunilor catre terti. Societatea va consulta registrul actionarilor pe care il tine la societate, sau va consulta registrul actionarilor in cazul in care societatea a apelat la un tert care sa presteze activitatea de registru de la data la care a fost inregistrata cererea de convocare a adunarii generale la societate.
- Aceasta posibilitate conferita actionarilor nu reprezinta dreptul actionarilor respectivi de a convoca ei insisi adunarea generala a actionarilor. Convocare se face tot de catre Consiliul de administratie/Administratorul unic/Directoratul/Directorul unic printr-un document semnat de Presedintele Consiliului de administratie/Administratorul unic/Presedinte al Directoratului/Directorul Unic conform regulilor descrise mai sus. Deosebirea este faptul ca initiativa convocarii apartine de aceasta data actionarilor si nu organelor de conducere ale societatii. In situatia in care aceste organe de conducere refuza sa dea curs cererii actionarilor in sensul de a convoca adunarea in termen de 30 de zile de la primirea cererii, pentru o data de desfasurare nu mai tarzie de 60 de zile de la data primirii cererii, sanctiunea este posibilitatea actionarilor care au formulat cererea de convocare a adunarii generale de solicita instantei de judecata convocarea.
- Actionarii trebuie sa tina seama ca nu pot cere sa fie convocata adunarea generala chiar pentru orice. Astfel adunarea generala trebuie sa fie convocata sa hotarasca ceea ce adunarea generala poate sa hotarasca, si nu ceea ce excede competentei acesteia. In mod practic, adunarea generala se poate preocupa de orice problema care priveste activitatea societatii si poate lua decizii in consecinta. Totusi, in cazul in care societatea a optat pentru sistemul dualist de administrare, se poate interpreta ca Adunarea generala a actionarilor nu va mai exercita ea insesi nici un fel de atributii legate de administrarea afacerilor societatii, Directoratul avind competenta in acest domeniu. Reglementarea este insa foarte recenta in Romania in ce priveste sistemul de administrare dualist, iar o practica in acest domeniu urmeaza abia sa se formeze. 

Important: Aceasta procedura este deosebit de importanta pentru micii actionari. Este unul dintre principalele mijloace de control al activitatii societatii la care sunt actionari.

Sursa: Avocatnet.ro